Heures facturables et heures non facturables

Principe directeur

Toute heure consacrée à la production est, par nature, considérée comme facturable.

Chez L’effet Futé, la production est majoritairement réalisée sous forme de forfait. Ce modèle permet de protéger le client contre les dépassements de facturation. Dans ce contexte, tout écart se répercute sur la rentabilité interne plutôt que sur la facture client.

Lorsque la valeur initiale d’un livrable doit être ajustée, les équipes peuvent s’appuyer sur des budgets mensuels (AC) afin de rééquilibrer les efforts sans impacter la facturation.

Ainsi, le client est doublement protégé, tandis que les équipes peuvent livrer un travail à juste valeur, sans contrainte liée à la facturation.

 

Définition générale des heures facturables

De manière générale, une heure est considérée comme facturable lorsqu’elle :

• Contribue directement à la production et à la livraison de livrables clients;
• Contribue à répondre à un mandat, un besoin, un service ou une demande client.

Arbre décisionnel simplifié

• Est-ce que le temps est lié à un livrable, mandat, besoin, service ou demande client?
  • Si oui → FACTURABLE
  • Si non → NON FACTURABLE

Règles par type d’activité

Selon la situation et son détail, vous pouvez identifier si un temps est facturable ou non.

Type d’activité	Détails	Résultat
Activités liées à un livrable, mandat, besoin, service ou demande client
Recherche, développement	Recherches sur une technologie, développement d’une méthodologie, etc.	Facturable
Acquisition de compétences	Nouvelles connaissances, compétences, formation ciblée, etc.	Facturable
Préparation individuelle	Planification, préparation, organisation, inspiration, gestion ERP, etc.	Facturable
Préparation d’équipe	Brief, debrief, brainstorm, questions, rencontres, etc. Exclusion : Daily et Weekly meetings	Facturable*
Assurance qualité individuelle	Révision, checklist AQ, temps dédié d’AQ, etc.	Facturable
Assurance qualité d’un pair	Révision, AQ, période AQ, etc.	Facturable
Ajustements internes	Ajustements qui découlent de l’AQ ou autres.	Facturable
Corrections client	Retours, commentaires, ajustements, modifications, etc.	Facturable
Correction d’une erreur	Correction d’une erreur de L’effet Futé soulevée par le client ou identifiée comme une erreur Futé par un superviseur. Exclusion : Retours AQ	Non facturable
Accompagnement à la gestion	Participation d’un expert à : rencontres, appels, mise en place d’un plan d’action, etc. Exclusion : Daily et Weekly meetings	Facturable*
Suivi client/livrable/mandat	Suivi où une expertise est nécessaire et n’est transmissible que par l’expert concerné.	Facturable
Problème et bogue, et bloquant	Élément à solutionner (hors gestion) qui ralentit, complexifie ou bloque la production.	Facturable
Gestion ressources externes	Préparation, planification, rencontres, gestion.	Facturable
Activités liées à L’effet Futé
Aide à la vente	Évaluations (simples), comptes-rendus, etc.	Non facturable
Recherche / développement	Période dédiée à la R&D ciblée sur le dév. de l’entreprise sans lien direct avec un mandat	Non facturable
Amélioration continue	Optimisations, post-mortem, outil, etc.	Non facturable
Gestion ressources externes	Entretien de la relation fournisseur, gestion facturation, mise en place d’une méthode de travail, etc.	Non facturable

*Activités à multi-intervenants

Pour les activités facturables à multi-intervenants tels que : 

• Préparation d’équipe
• Accompagnement à la gestion

Les heures sont facturables de façon individuelle (c-à-d : ne concerne que l’intervenant chargé de produire le livrable) lorsqu’il s’agit d’une initiative interne.

Les heures sont facturables pour tous les intervenants présents lorsqu’il s’agit d’une démarche demandée par le client, vendue lors de la signature du mandat ou planifiée dans la stratégie.

Heures facturables incluses ou distinctes

Une fois qu’un temps a été identifié comme facturable, il faut valider s’il est inclus ou non dans l’enveloppe budgétaire initiale du livrable, mandat, besoin, service ou demande client.

Arbre décisionnel simplifié

• Est-ce que l’activité est clairement décrite, planifiée ou identifiée dans le scope ?
  • Dans le scope → INCLUS
  • Hors scope → Valider si à inclure dans le scope
    • Validé – dans le scope → INCLUS
    • Validé – hors scope → NON INCLUS
      • Heures facturables à comptabiliser à part

Formation des employés

La formation, qu’elle soit liée à l’entrée en poste d’un nouvel employé ou au développement des connaissances et des compétences d’un employé expérimenté, est assujettie à la présente formule décisionnelle : 

Arbre décisionnel simplifié

• Est-ce que la formation est liée à une activité touchant un livrable, mandat, besoin, service ou demande client?
  • Si oui → FACTURABLE
  • Si non → NON FACTURABLE

Une formation non facturable est une formation donnée dans une période dédiée sans lien direct avec une activité de production.

Méthodologie de saisie des heures

Moments clés à respecter

Les heures doivent être entrées aux moments clés suivants

• Avant de changer de tâche;
• Avant de prendre une pause;
• Avant de terminer la journée.

En fin de journée

Réviser et valider l’ensemble des heures saisies et étoffer, lorsque nécessaire, les commentaires associés.

Qualité des entrées

• Toujours accompagner les heures entrées d’un commentaire clair décrivant :
  • Les justifications de dépassement, s’il y a lieu
    • Les activités réalisées;
    • Les bloquants rencontrés.

• Inclure tout le temps de production, en utilisant le tableau des Règles par type d’activité. Ceci inclut sans s’y limiter :
  • Temps de préparation;
  • Temps de gestion liée à la tâche.

Rappels importants

• Pour une tâche traitées sur plusieurs jours : créer une nouvelle entrée chaque jour;
• Pour une tâche interrompue (pause) : créer une nouvelle entrée à la reprise.